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¿Tecnología y oficinas vs oficinas - tecnológicas?

Las nuevas modalidades de trabajo que nos propician las Nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC’s) se reflejan en la profunda transformación del espacio de trabajo. La posibilidad de interacción, ha configurado un entorno de “oficina virtual” que rediseña la forma de trabajo tradicional.

 


Las organizaciones actualmente se encuentran compitiendo en un mercado globalizado, buscando de todas formas, generar estructuras horizontales que agilicen la toma de decisiones. Este tipo de estructuras genera un reconocimiento a la creatividad y capacidad de innovación del trabajador como aptitudes tan valiosas como la productividad.

En este nuevo contexto, las empresas tienden a fomentar la colaboración, flexibilidad e interacción entre sus empleados, socios y clientes, persiguiendo la eliminación de escalafones, tendiendo cada vez más a la evaluación por objetivos.

Los avances en la tecnología, han generado mayor movilidad e interacción lo cual afecta la manera en que se distribuye el espacio en la oficina. Tradicionalmente en ella se desarrollaba la mayor parte de las actividades de los trabajadores. Hoy día y productor de los avances tecnológicos, ésta se encuentra en muchos casos en extinción, dando nacimiento a la “oficina virtual”.  Dicha oficina, es capaz ahora, de trasladarse con el trabajador adonde el vaya, lo cual está teniendo un fuerte impacto sobre la distribución del espacio físico en la empresa.

El espacio y tecnología tienden a converger como dos extensiones completamente interdependientes de una misma realidad: el espacio laboral. Podemos llegar a inferir que, salvo excepciones, a mayores exigencias de recursos tecnológicos de colaboración y movilidad en un trabajador (oficina virtual), serán menores las necesidades de espacio (oficina física) “en propiedad”.

Hoy es normal encontrar puestos de trabajo vacíos durante horas, días, pues sus ocupantes desarrollan gran parte de sus tareas fuera del espacio físico de la empresa (en sus particulares y flexibles oficinas virtuales). Pero el espacio aún no se ha ajustado a la nueva realidad. Como en cualquier proceso de transformación, se producen ineficiencias y desajustes. El teletrabajo, por ejemplo, ha llevado a que en algunas empresas, existan puestos de trabajo desocupados durante el 70% de la jornada laboral, un despilfarro para las organizaciones. Asumiendo que el espacio suele representar entre un 15% y un 30% del coste global de sus activos.

Corregir este tipo de ineficiencias debe ser una prioridad en cualquier organización que está pasando por este proceso. Debemos tener en cuenta que la mejora en la gestión del espacio y la tecnología, pueden llegar a representar ahorros importantes para cualquier organización. Igualmente aún existe la idea que tanto espacio como tecnología deben actuar como dos dimensiones de la misma realidad. 

En resumen, podemos indicar que la “oficina virtual” está restando espacio al entorno físico de la empresa. Sin embargo, al mismo tiempo está dignificando su función, convirtiéndola en sede, un lugar de encuentro y comunicación corporativa cuya misión es hacer que sus ocupantes se sientan cómodos y motivados.

La oficina física entonces se rige como símbolo, imagen de la compañía y vínculo entre los diversos miembros que conforman la organización. Se transforma, entonces, en herramienta estratégica, donde los valores empresariales se hacen visibles.

Adaptarnos a las nuevas modalidades de trabajo, es también, acoplarnos a las nuevas tendencias para continuar siendo empresas competitivas en el mercado.


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